Association bretonne fondée il y a plus de 20 ans, l'AMISEP accompagne chaque année plus de 5 000 personnes vulnérables à travers ses 80 agences et services répartis sur le territoire. Face à la multiplication des serveurs locaux et à l'usage non maîtrisé d'outils grand public comme Google Drive, l'association a fait le choix de Voltn pour centraliser et sécuriser sa gestion documentaire.
Enjeu n°1 : centraliser une gestion documentaire éclatée sur 80 sites
La multiplication des serveurs locaux
Avec ses nombreux établissements et services répartis sur toute la Bretagne, l'AMISEP gérait jusqu'ici ses documents de façon fragmentée, chaque site disposant de son propre serveur local. Cette organisation générait une charge de maintenance importante, des risques pour la sécurité des données et limitait l'accès en temps réel aux informations.
Le partage de fichiers entre sites
Réparties sur 80 agences géographiquement dispersées, les équipes de l'AMISEP avaient besoin d'une solution centralisée pour gérer et partager leurs fichiers, sans disposer pour autant d'une infrastructure informatique dimensionnée pour cet enjeu.
Le Shadow IT via Google Drive
En l'absence d'outil adapté, certains collaborateurs avaient recours à des solutions cloud grand public comme Google Drive. Cet usage non maîtrisé exposait l'association à des risques de sécurité, de confidentialité et de non-conformité.
Enjeu n°2 : déployer une solution souveraine, certifiée et conforme au RGPD
Un hébergement français et une certification HDS
L'AMISEP recherchait une solution française et souveraine, hébergée en France et indépendante des législations extraterritoriales comme le Cloud Act. La certification HDS (Hébergeur de Données de Santé) était également indispensable pour les branches médico-sociales de l'association.
Un accès sécurisé, sans VPN, conforme au RGPD
L'association souhaitait par ailleurs que ses 700 collaborateurs puissent accéder à leurs documents en toute sécurité, sans avoir à passer par un VPN, tout en respectant les exigences du RGPD.
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Comment l'AMISEP utilise Voltn pour sa gestion documentaire ?
Co-édition en temps réel
Avec Voltn Workspace, les équipes de l'AMISEP co-éditent en temps réel leurs documents Word, Excel et PowerPoint, quel que soit le site depuis lequel elles travaillent.
Partage sécurisé et liens de dépôt
Les liens et e-mails protégés facilitent le transfert de documents entre les différents services, tandis que les liens de dépôt simplifient la collecte de fichiers auprès de partenaires externes.
Gestion fine des accès et dossiers confidentiels
La gestion des droits par rôle, assortie d'une traçabilité complète des actions, permet de contrôler précisément qui accède à quoi. Des dossiers confidentiels restreignent par ailleurs la visibilité des données les plus sensibles.
Connecteur Outlook et authentification SSO
Le connecteur Outlook remplace automatiquement les pièces jointes par des liens sécurisés, tandis que la connexion SSO simplifie l'authentification des 500 utilisateurs actifs sur la plateforme.
Grâce à Voltn, l'AMISEP a mis fin à la dispersion de ses serveurs locaux et au recours au Shadow IT, tout en donnant à ses 700 collaborateurs un accès fiable, sécurisé et conforme à ses documents, où qu'ils se trouvent en Bretagne.
